Hintergründe
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Immer wieder werden wir über Themenfelder zu Personalentwicklung und Chancengleichheit angefragt.
Diese Fragen beantworten wir gerne direkt.
Um die Antworten auf häufig gestellte Fragen vielen Interessierten zur Verfügung stellen zu können, werden wir diese auf den Unterseiten hier festhalten.
Übrigens: FAQ ist die Abkürzung für Frequently Asked Questions (häufig gestellte Fragen).
Die Fragen im Einzelnen
Wer sind die Personalverantwortlichen?
Alle Vorgesetzen die für mindestens eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter verantwortlich sind, werden als Personalverantwortliche bezeichnet. Personalverantwortliche und Mitarbeitende führen in Zukunft Personalentwicklunggespräche.
Ergänzende Information:
Die rechtlich selbstständigen Einheiten (z.B. Kirchengemeinden) benennen die Personalverantwortlichen. Diese werden den verantwortlichen für die Einfürhung von Personalentwicklung und Chancengleichheit in den Kirchenbezirk gemeldet. Die Arbeitsgruppe bildet aus den Rückmeldungen Seminargruppen.
§ 4 der PEVO beschreibt die Zuständigkeit für Personalentwicklungsgespräche wie folgt:
(1) Zuständig für die Durchführung des Personalentwicklungsgespräches ist
1. bei privatrechtlich angestellten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der oder die unmittelbare Vorgesetzte;
2. bei Pfarrern und Pfarrerinnen
- a) in der Regel der Visitator oder die Visitatorin;
- b) bei Dekanen und Dekaninnen, in den Fällen des §5 Abs. 3 Visitationsordnung und
- c) in sonstigen begründeten Fällen der- oder diejenige, bei dem oder der die unmittelbare Dienstaufsicht liegt, wenn der Oberkirchenrat dies bestimmt;
Anmerkung: Der Oberkirchenrat hat bestimmt, dass für die Durchführung des Personalentwicklungsgespräches bei
- Dekanen und Dekaninnen,
- Pfarrern und Pfarrerinnen, die das Amt des Schuldekans oder der Schuldekanin wahrnehmen und,
- Pfarrern und Pfarrerinnen in landeskirchlichen Ämtern, Einrichtungen und Diensten gemäß §17 Visitationsordnung
In den Fällen des § 5 Abs. 3 Visitationsordnung der oder diejenige, bei dem oder der die unmittelbare Dienstaufsicht liegt, zuständig ist. - bei Kirchenbeamten und Kirchenbeamtinnen der oder die unmittelbare Dienstvorgesetzte.
In begründeten Fällen kann das Personalentwicklungsgespräch auf Wunsch des oder der Mitarbeitenden oder des oder der für die Durchführung des Personalentwicklungsgespräches Zuständigen mit dem oder der nächsthöheren Vorgesetzten des oder der für die Durchführung des Personalentwicklungsgesprächs Zuständigen geführt werden.
(2) Der oder die nach Absatz 1 Zuständige kann auch eine andere Person mit der Durchführung von Personalentwicklungsgesprächen beauftragen, wenn diese die Qualifikation für das Führen eines Personalentwicklungsgespräches besitzt. Eine Beauftragung der die Fachaufsicht führenden Person ist zulässig. Zur Beauftragung ist die Genehmigung des oder der Vorgesetzen des oder der für die Durchführung des Personalentwicklungsgespräches Zuständigen notwendig.
Sind PE-Gespräche sinnvoll bei Mitarbeitenden mit geringem Dienstauftrag (kleiner 10%)?
In der Pilotphase (1999-2002) wurde diese Frage ausführlich erörtert. Es war Wunsch und Erfahrung sowohl von Vorgesetzten wie auch von Mitarbeitenden, dass alle Mitarbeitenden in diese neue Gesprächsform einbezogen werden sollen.
Mitarbeitende und Vorgesetzte melden zurück, dass durch das Führen von PE-Gesprächen, ein wichtiger Beitrag zu Kultur der Wertschätzung geleistet werden kann. Es gab Rückmeldungen, dass dies in anlassbezogenen Gesprächen nicht immer deutlich zum Ausdruck kommt.
Gerade Mitarbeitende mit geringsten Dienstaufträgen fällt es schwerer, sich in den Gesamtkontext beispielsweise der Arbeit einer Kirchengemeinde einzufinden sowie ihre Arbeit und Beitrag hierfür sichtbar zumachen. PE-Gespräche bieten die Chance über die Arbeitssituation, die Arbeitszufriedenheit, die Zusammenarbeit, die Motivation und das Ergebnis der Arbeit in einem größeren zeitlichen Horizont zu sprechen und ermöglichen es, dass die jeweilige Situation reflektiert und gegebenenfalls weiter entwickelt werden kann. Unabhängig von Alter und Umfang des Dienstauftrages schätzen es Mitarbeitende sehr, dass eine ausreichende Ziel- und Aufgabenklarheit geschaffen wird.
Deshalb sollen im PE-Gespräch Ziele, Personalentwicklungsmaßnahmen sowie die konkrete Unterstützung bei deren Umsetzung vereinbart werden. Deutlich wurde in der Pilotphase, dass PE-Gespräche zwar nach einem vorgegebenen Raster ablaufen, dass entsprechend der Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner, die jeweiligen Schwerpunkte unterschiedlich sein können.
Nachbarschaftshilfe
Ist es zu rechtfertigen, dass eine Leiterin der Nachbarschaftshilfe mit 30 Mitarbeitenden, die teilweise nur wenige Stunden beschäftigt sind, PE-Gespräche zu führen hat?
Neben dem oben genannten Argumenten können wir diese um Folgendes ergänzen: Es wurde in der Vorbereitung auch deutlich, dass die Schwerpunkte der PE-Gespräche von Mitarbeitende zu Mitarbeitende, wie auch von Jahr zu Jahr unterschiedlich sein können. Mehrere Vorgesetzte aus dem Bereich PDL haben sich vor kurzen dahingehen geäußert, dass Gespräche mit Mitarbeitenden eine bestimmte Zeit einnehmen. PE-Gespräche bieten auch für Vorgesetzte eine gute Möglichkeit, diesen Bedarf zeitlich zu strukturieren.
Nach § 3 Abs. 1 Buchst. f KAO sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Nachbarschaftshilfe vom Geltungsbereich der KAO ausgenommen. Somit besteht keine rechtliche Verpflichtung, dass mit diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Personalentwicklungsgespräche zu führen sind.
Ist PE bei kurzfristigen Dienstaufträgen sinnvoll?
Besteht eine rechtliche Verpflichtung mit einer Vertretungskraft ein PE Gespräch zu führen, die jeweils für den Zeitraum eines Schuljahres arbeitet?
Beispiel: Befristet für ein Schuljahr erteilt eine Vertretung Religionsunterricht.
Nach § 3 Abs. 2 der Personalentwicklungsverordnung sind PE-Gespräche grundsätzlich einmal jährlich mit allen Mitarbeitenden zu führen.
Bei der o.g. Frage muss sicher unterscheiden, ob die Vertretungskräfte nur einmal für ein Schuljahr tätig sind oder immer wieder, jedoch jeweils nur für ein Schuljahr. Mit Vertretungskräften, die immer wieder als Vertretungskraft eingesetzt werden, wenn auch nicht immer in Ihrem Zuständigkeitsbereich, sollte dann auch jeweils ein PE-Gespräch geführt werden.
Dagegen kann bei einer einmaligen Vertretung für ein Schuljahr von dem PE-Gespräch abgesehen werden, zumal sich ja dann durch die Schulferien der Vertretungsauftrag sich nicht auf ein ganzes Jahr erstreckt - i.d.R. von September bis Ende Juli.
Andererseits ist es sinnvoll, wenn mit der "Ein-Schuljahr-Vertretung" zum Ende der Vertretungszeit ein Gespräch über Arbeitsbedingungen, Arbeitsumfeld, Zusammenarbeit usw. geführt wird.
Besteht eine rechtliche Verpflichtung mit Pfarrerinnen und Pfarrer im Vorbereitungsdienst ein PE-Gespräch zu führen?
Beim Vorbereitungsdienst handelt es sich um eine Ausbildung. Innerhalb dieser gibt es begleitende und unterstützende Ausbildungsgespräche. Diese verfolgen u.a. die Intension der Personalentwicklungsgespräche.
Es würde eine Doppelung darstellen wenn mit Pfarrern und Pfarrerinnen im Vorbereitungsdienst ein Personalentwicklungsgespräch geführt werden müsste. Aus diesem Grund wurden sie gemäß Beschluss in Gemeinsamer Sitzung des Ständigen Ausschusses der Synode und dem Kollegium des Oberklirchenrats vom 9. Juli 2004 ausgenommen.
Anmerkung: Mit Pfarrerinnen und Pfarrer im Hilfsdienst werden auch weiterhin PE-Gespräche geführt.
PE-Gespräche mit Dekanen und Dekaninnen: Pfarrerinnen und Pfarrer in einem PE-Gespräch. Welche speziellen Regelungen gibt es für Dekaninnnen und Dekane? Was passiert mit der Vertraulichkeit im PE-Gespräch?
Es gilt das was auf dem Vorbereitungsbogen steht: "Im PE-Gespräch werden Absprachen getroffen, was von den vereinbarten Zielen und PE-Maßnahmen vertraulich bleibt und was öffentlich werden darf und muss. Denn erst wenn Mitarbeiterin/Mitarbeiter und Vorgesetzte/Vorgesetzter einverstanden sind, können vereinbarte Ziele und/oder festgestellter Bedarf an PE-Maßnahmen (z. B. Fort- und Weiterbildung, Rotation, Sonderaufträge, Vertretungen, Projektarbeit etc.) an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden."
Grundsätzlich gilt für die Dekane nichts anderes wie für jeden unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Das PE-Gespräch wird auf Grund seiner spezifischen kirchlichen Ausprägung von einer strengen Vertraulichkeit geprägt, die es grundsätzlich verhindert, dass Erkenntnisse aus einem PE-Gespräch unmittelbar weiterverwendet werden.
Sollte das PE-Gespräch Tendenzen hin zu einem Seelsorgegespräch entwickeln ist es an dem Dienstvorgesetzten dies zu unterbrechen und auf die tatsächliche Gesprächssituation hinzuweisen.
Wie können dies z.B. Dekaninnen und Dekane leisten? Wurden die Mehrkosten berechnet?
In der Pilotphase (1999-2002) wurde deutlich, dass beispielsweise im Bereich der Dekaninnen und Dekane die Leitungsspanne und die Arbeitsbelastung sehr hoch sind.
Das Kirchliche Gesetz zur Regelung der Stellvertretung im Dekanatamt und zur Änderung der Kirchengemeindeordnung (am 12. Juli 2003 verabschiedet), soll u.a. dazu beitragen, dass mit allen Pfarrerinnen und Pfarrern die PE-Gespräche geführt werden können.
Generell wurde in der Pilotphase deutlich, dass durch das Führen von PE-Gesprächen größere Aufgabenklarheit geschaffen werden konnte. Dies hat dazu geführt, dass einige kürzere Abstimmungsgespräche ersetzt werden konnten. Aus dem Kindergartenbereich erhielten wir beispielsweise die Rückmeldung, dass das Führen von PE-Gesprächen größtenteils zeitneutral ist.
Um direkt auf Ihre Frage einzugehen: Sowohl die möglichen Mehrkosten, als auch die möglichen Minderkosten, die durch das Führen von Personalentwicklungsgesprächen entstehen können, wurden nicht explizit erfasst. Die externe Auswertung der Pilotphase hat ergeben, dass der Nutzen höher ist als der Aufwand.
Gibt es auch einfachere Vorbereitungsbögen? Die Vorbereitungsbögen werden teilweise als sehr komplex wahrgenommen.
Es wird immer wieder angefragt, ob es nicht eine einfachere Version des Vorbereitungsbogens geben wird.
Es ist deutlich, dass für bestimmte Berufsgruppen die Komplexität des Vorbereitungsbogens eine Herausforderung darstellen kann und dass deshalb vereinzelt Mitarbeitende beim Erarbeiten der Inhalte des Bogens Schwierigkeiten haben können.
In die aktuellen Vorbereitungsbögen, sind die Erfahrungen von 100 Personalverantwortlichen, Landeskirchlicher Mitarbeitendenvertretung (LaKiMAV) und der Pfarrervertretung eingeflossen. Dabei ist eine umfangreiche Grundlage für ein gelingendes PE-Gespräch entstanden. In der Pilotphase (1999-2002) wurde ausführlich über die Notwendigkeit unterschiedlicher Vorbereitungsbogen diskutiert. Sowohl Mitarbeitendenvertretung, wie auch Dienstgebende sind nach gründlichen Überlegungen übereingekommen, dass trotz der oben genannten Probleme ein einheitlicher Vorbereitungsbogen verwendet werden soll. Ein wesentlicher Hintergrund der Entscheidung war, dass nicht das Signal ausgesendet werden soll, dass zwischen Mitarbeitende in Form eines entweder komplexen Bogen oder eines elementarisierten Bogen unterschieden werden soll. Dies ist so in die Formulierung der PEVO eingeflossen.
Um den persönlichen wie ökonomischen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und Vorgesetzten sowie einzelner Einrichtungen nachzukommen, wird derzeit an einer Elematarisierung des Bogens gearbeitet. Dabei wird angestrebt, dass zukünftig neben dem Standardbogen eine elementarisierte Version zur Verfügung steht.
Für Mitarbeitende, deren Muttersprache russisch ist, wurde eine Handreichung entwickelt, die die Schwerpunkte des PE-Gesprächs in russisch zusammenfasst.
Welche Instanzen sind eingerichtet, wenn ich mich über Vorgesetzte beschweren will (z.B. Vertraulichkeit nicht eingehalten)?
Für die landeskirchenweite Einführung von Personalentwicklung wurden keine neuen Instanzen eingerichtet. In Problemfällen kann auf die bestehenden Strukturen zurückgegriffen werden (MAV, höhere Vorgesetzte).
Welche Möglichkeiten hat eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter, wenn sich die oder der Vorgesetzte an die im PE-Gespräch getroffenen Vereinbarungen nicht hält?
Rechtlich hat die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter keine Möglichkeiten, denn die Ergebnisse werden nicht in die Personalakte gelegt und können für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen nicht eingesetzt werden.
Die Nichtdurchführung der vereinbarten Maßnahmen kann ja dann wieder Gegenstand des nächsten PE-Gesprächs ein. Wenn dann erneut vereinbarte Maßnahmen nicht durchgeführt werden und es auch keine nachvollziehbaren Gründe dafür gibt, kann entsprechend § 4 Abs. 1 letzter Unterabsatz das PE-Gespräch mit dem nächsthöheren Vorgesetzten geführt werden oder im PE-Gespräch vom Mitarbeitenden angekündigt werden, dass er/sie wegen der nicht durchgeführten PE-Maßnahmen ein "Dienstgespräch" führen möchte mit der Möglichkeit, sich dann auch an den nächsthöheren Vorgesetzten wenden zu können.
Wie wird kontrolliert, ob alle PE-Gespräche geführt worden sind?
Dies ist Aufgabe der rechtlich selbstständigen Einheiten (Kirchengemeinde, ...).
Ob hierzu sinnvolle Prozesse initiiert wurden, wird zukünftig durch eine sich verändernde Visitation abgefragt. Ziel dieser wird voraussichtlich sein, das es regelmäßig Rückmeldungen über die Prozesse/Abläufe (u. a. wie läuft PE) gibt.
Müssen die MAVen die jeweils einzelnen PE-Gespräche genehmigen?
Die Mitarbeitervertretungen haben bei der Durchführung der PE-Gespräche keine Beteiligungsrechte.
Wir halten es jedoch für sehr wichtig, dass Mitarbeitervertretungen bei der Einführung und bei der weiteren Gestaltung von Personalentwicklung und Chancengleichheit beteiligt werden.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter den vom Vorgesetzten und ihm selbst unterschriebenen Vereinbarungsbogen in einem arbeitsrechtlichen Verfahren nutzt?
Es sind Unterschriften drauf: Dies kann ein Formfehler sein, der zu einem schulrechtlichen Vertrag führt.
Da die Aufzeichnungen nicht Bestandteil der Personalakte sind, ist davon auszugehen, dass diese in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen nicht eingesetzt werden können, denn für beide Seite ist dies Vereinbarung zwar verbindlich, aber beide Seiten wissen auch, dass Vertraulichkeit zu wahren ist. D.h. die Weitergabe von im PE-Gespräch getroffenen Vereinbarungen in einem arbeitsrechtlichen Verfahren halten wir nicht für zulässig. Der Arbeitgeber müsste in einem Verfahren vor dem Arbeitsgericht beantragen, dass die Verwendung einer solchen Vereinbarung als Beweismittel nicht zulässig ist.
Gerade die Trennung von PE-Gesprächen und Dienstgesprächen und die Nichtübernahme der Vereinbarungsbögen auf die Personalakten waren grundsätzliche Forderungen der MAV bzw. LAKIMAV.