Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung

Schriftgutverwaltung (Records Management) ist ein zentraler Baustein im Wissensmanagement einer Verwaltung. Bei ihrer Modernisierung kommt der Informations- und Kommunikationstechnik eine Schlüsselrolle zu. Der Einsatz IT-gestützter oder IT-basierter Verfahren gewinnt daher eine immer größere Bedeutung für die Verwaltungsabläufe und die Geschäftsprozesse auch in der kirchlichen Verwaltung. Im Evangelischen Oberkirchenrat wurde die elektronische Akte als wesentliches Element des Records Managements bereits eingeführt.

Dieser Entwicklung wird in der vorliegenden Verwaltungsvorschrift Rechnung getragen. Ihre Bestimmungen finden daher sowohl auf die papiergebundene als auch auf die elektronische Bearbeitung und Verwaltung von Schriftgut unabhängig von der Art des Informationsträgers Anwendung. Wo erforderlich, werden besondere Regelungen für IT-gestützte Verfahren und elektronisches Schriftgut aufgeführt.

Die Verwaltungsvorschrift verzichtet bewusst auf allzu detaillierte und einengende Bestimmungen. Beschränkt auf die wesentlichen Regelungsgehalte, die einheitliche Grundsätze für die Erstellung, Führung, Bearbeitung und Verwaltung von Schriftgut festlegen, ist sie übersichtlich gestaltet. Sie hat das Ziel, breite Akzeptanz und Beachtung zu finden. Die Verwaltungsvorschrift für das Bearbeiten und für die Verwaltung von Schriftgut ist somit eine Rahmenvorschrift, die praxisgerechte Anpassungen erlaubt. Sie versteht sich als grundlegende Handlungsanweisung, um das behördliche Wissensmanagement so effektiv und so effizient wie möglich gestalten zu können.

1. Die Verwaltungsvorschrift regelt das Bearbeiten von Geschäftsvorfällen und das Verwalten von Schriftgut im Verwaltungshandeln der Evangelischen Landeskirche in Württemberg. Sie soll ein einheitliches, sachgerechtes, rechtssicheres und wirtschaftliches Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut gemäß den allgemein gültigen Standards, insbesondere der DIN ISO 15489 sicherstellen.
2. Sie ergänzt die Allgemeinen Regeln für die Zusammenarbeit und die Abläufe im Oberkirchenrat und die Geschäftsordnung für den Oberkirchenrat der Evangelischen Landeskirche in Württemberg in Stuttgart und ist auf die Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg abgestimmt.
3. Neben der konventionellen – papierbezogenen – Bearbeitung gilt sie auch für die IT-basierte Vorgangsbearbeitung sowie die Bearbeitung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Akten. Ihre Grundsätze sind auch bei allen Formen der elektronischen Zusammenarbeit anzuwenden.

1. Die Verwaltungsvorschrift für die Schriftgutverwaltung gilt für den Evangelischen Oberkirchenrat und die ihm nachgeordneten Verwaltungseinheiten, insbesondere Pfarrämter, Dekanatämter, kirchliche Verwaltungsstellen und Dienstleistungszentren.
2. Sie soll auch von anderen Dienststellen der Evangelischen Landeskirche in Württemberg genutzt werden.

1. Soweit für bestimmte Aufgaben spezielle Rechts- oder Verwaltungsvorschriften gelten, gehen sie dieser Verwaltungsvorschrift vor. Dies gilt insbesondere für Personalakten sowie für Bestimmungen aus dem sozial- und steuerrechtlichen Bereich.
2. Die einschlägigen Regelungen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit sind zu beachten.

1. Die Geschäftstätigkeit der Verwaltung folgt dem Grundsatz der Schriftlichkeit. Für die Schriftlichkeit genügt, soweit nichts anderes geregelt ist, die Textform (§ 126b BGB).
2. Schriftgut soll zutreffend wiedergeben, was mitgeteilt oder entschieden wurde oder welche Maßnahmen getroffen wurden. Es soll geeignet sein, dem Stand der Sache entsprechend die Geschäftsprozesse, die es behandelt, zu unterstützen und Rechenschaft abzulegen (DIN ISO 15489, 7.2 Merkmale von Schriftgut).  
3. Die Geschäftstätigkeit besteht im Erstellen, Versenden, Empfangen und Registrieren von Dokumenten, ihrer Zuordnung zu Vorgängen und Akten (Vorgangs- und Aktenbildung) und dient der Dokumentation der Entscheidungsfindung. Die Aktenführung sichert ein nachvollziehbares transparentes Verwaltungshandeln und ist Voraussetzung für eine sachgerechte Archivierung. Zur Begrifflichkeit siehe Anlage 1.
4. Die Schriftgutverwaltung trägt dazu bei, die Rechte der Evangelischen Landeskirche zu wahren und ihr kulturelles Erbe zu sichern. Sie ermöglicht die Erfüllung des Auftrages des Landeskirchlichen Archivs, das kirchliche Wirken in Vergangenheit und Gegenwart zu dokumentieren und in seiner gesamtgesellschaftlichen Relevanz zu bezeugen.

1. Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns verpflichtet die kirchliche Verwaltung, Akten zu führen (Grundsatz der Schriftlichkeit) und damit ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren und bietet die Voraussetzung für eine sachgerechte Archivierung. Zur Aktenrelevanz siehe Anlage 2.
2. Er leitet sich ab aus dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz) und korrespondiert mit dem Anspruch auf Akteneinsicht (§ 16 VVZG-EKD) sowie den einschlägigen Bestimmungen des Informationsfreiheitsgesetzes.
3. Bei elektronischen Akten ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß dem Stand der Technik die dauerhafte Lesbarkeit, die Konvertierbarkeit in ein anderes Datenformat, die Integrität und Authentizität, die kurzfristige Verfügbarkeit und die Vertraulichkeit der Akte sowie die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sicherzustellen.

1. Beim Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut ist die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Sach- und Bearbeitungszusammenhangs, die Behandlung der Sache ohne Verzögerung und die Aufbewahrung der Dokumente entsprechend ihrem Bearbeitungswert zu gewährleisten.
2. Die Einheitlichkeit der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen und der Verwaltung von Schriftgut ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen zu sichern.
3. Dokumente dürfen nicht aus der Akte entfernt, bei elektronischer Vorgangsbearbeitung nur im Rahmen des festgelegten Verfahrens (Anlage 3) gelöscht werden.

1. Authentizität ist eine grundlegende Anforderung an Schriftgut. Sie wird konventionell durch Unterschrift sichergestellt. Bei elektronischen Dokumenten kann sie auf verschiedene Weise sichergestellt werden. Elektronische Signaturen sind, sofern nicht rechtlich anders geboten, zu vermeiden.
2. Die Integrität aktenrelevanter digitaler Dokumente ist durch ein revisionssicheres Speichermedium zu gewährleisten.

1. Schriftgut und andere Unterlagen aus landeskirchlichen Verwaltungen, die nicht mehr im laufenden Dienstbetrieb benötigt werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus den Registraturen, Dokumentenmanagementsystemen bzw. sonstigen dienstlich genutzten elektronischen Kommunikationssystemen und Fachverfahren auszusondern und vor Vernichtung oder Löschung dem Landeskirchlichen Archiv anzubieten. Näheres regelt die Archivordnung. Auch Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die auf Antrag der betroffenen Person gelöscht werden sollen, sind dem Landeskirchlichen Archiv anzubieten. Bei im kirchlichen Interesse liegenden Archivzwecken im Sinne von § 21 Abs. 3 Nr. 4 DSG-EKD kann die Löschung durch Abgabe ins Landeskirchliche Archiv erfolgen.
2. Soweit Aufbewahrungsfristen benannt sind und das Landeskirchlichen Archiv die Unterlagen zur Vernichtung freigegeben hat, können diese entweder durch automatische Löschung oder Aussonderung vernichtet werden (vgl. § 21).
3. Schriftgut und andere Unterlagen sind bis zu seiner Aussonderung sachgerecht und sicher aufzubewahren.

1. Die Zuständigkeit für die Schriftgutverwaltung obliegt im Oberkirchenrat federführend dem Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung (Registratur). Es koordiniert die Zusammenarbeit mit den Dezernaten, Referaten und Geschäftsstellen im Bereich des Records Managements. Bei Bedarf können Aufgaben der Schriftgutverwaltung dezentral wahrgenommen und bestimmten Organisationseinheiten übertragen werden. Diese unterliegen der Fachaufsicht des Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung.
2. Das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung trägt die Verantwortung dafür, dass die allgemein anerkannten Grundsätze der Schriftgutverwaltung im Verwaltungshandeln des Oberkirchenrats beachtet werden.
3. Es trägt Sorge für die Umsetzung und Einhaltung der im Bereich des Records Managements einschlägigen rechtlichen und insbesondere datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
4. Es trägt Sorge für die Fortschreibung der bei Einführung des digitalen Verwaltungshandelns erforderlichen Verfahrensdokumentation.
5. Es setzt und verantwortet die im Bereich des Records Managements nötigen Standards und kontrolliert deren Umsetzung.
6. Ihm obliegt die Federführung bei der Retrodigitalisierung von Aktenbeständen des Oberkirchenrats. Es berät und wirkt mit bei der Retrodigitalisierung sonstiger Aktenbestände aus dem Bereich der kirchlichen Verwaltung.
7. Es berät und schult die Mitarbeitenden des Oberkirchenrats in allen die Schriftgutverwaltung betreffenden Fragen.
8. Es wirkt mit bei der Einführung IT-basierter prozessgesteuerter Abläufe (Workflows) und neuer Arbeitsformen, sofern diese Auswirkungen auf das Records Management haben.
9. Es wirkt mit bei der Einführung neuer IT-Anwendungen im digitalen Verwaltungshandeln.

1. In Pfarrämtern, Dekanatämtern, Dienstleistungs- und Verwaltungszentren der regionalen Verwaltung obliegt den leitenden Stelleninhabern die Sorge für eine sachgemäße Schriftgutverwaltung.
2. In der jeweiligen Organisationseinheit sind die Sachbearbeitenden für die Führung der Akten in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich verantwortlich.
3. Die Fachaufsicht im Bereich des Records Managements über nachgeordnete Dienststellen (Dekanat- und Pfarrämter, Verwaltungsstellen, Dienstleistungszentren) liegt beim Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung.
4. Das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung berät im Rahmen seiner Möglichkeiten nachgeordnete und sonstige Dienststellen, soweit diese über keine eigene hauptamtlich besetzte Registratur verfügen. Bei Bedarf können Schulungen angeboten werden.

1. Die sachliche Geschäftsbearbeitung erfolgt nach Maßgabe der Allgemeinen Regeln für die Zusammenarbeit und Abläufe im Oberkirchenrat durch die jeweils zuständige Organisationseinheit. Im Rahmen der Sachbearbeitung wird auch festgelegt, welche Bearbeitungsschritte in welcher Reihenfolge zur sachgemäßen Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls erforderlich sind.
2. Stand und Entwicklung der Bearbeitung müssen jederzeit aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.
3. Das aus der Bearbeitung entstehende analoge oder digitale Schriftgut muss vollständig, authentisch und übersichtlich sein.
4. Es ist sicherzustellen, dass bei aktenrelevanten Dokumenten der Bearbeitungsweg (z.B. Geschäftsgangvermerke, Verfügungen, Aktenvermerke, Mitzeichnungen, Kenntnisnahmen) sowie die ordnungsgemäße Erledigung in der analogen oder elektronischen Akte nachgewiesen sind. Der Aktenkontext muss ersichtlich sein.

1. Eingänge sind alle Dokumente, die dem Oberkirchenrat oder sonstigen kirchlichen Verwaltungseinheiten zentral zugehen.
2. Beim Oberkirchenrat wird die zentral eingehende Post im Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung elektronisch erfasst, registriert und nach Maßgabe des Geschäftsverteilungsplans in der Regel im eingeführten Dokumentenmanagementsystem zur elektronischen Aktenbearbeitung übergeben. Den Umgang mit privater Post regeln die „Allgemeinen Regeln für die Zusammenarbeit und die Abläufe im Oberkirchenrat“.
3. Die Eingangsbearbeitung kann im Oberkirchenrat im Benehmen mit dem Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung an eigens benannte Organisationseinheiten bzw. bei Projektarbeit an den jeweiligen Projektverantwortlichen delegiert werden. Die Delegation bedarf der Abstimmung mit dem Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung.
4. Im Oberkirchenrat erfolgt im Zuge der Eingangsbearbeitung auch die Vergabe der jeweils zwingend erforderlichen Metadaten (z.B. Absender, Betreff, Eingangsdatum). Zuständig hierfür sind das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung bzw. die in Abstimmung mit ihm benannten Organisationseinheiten oder Projektverantwortlichen.
5. Die Vergabe weitergehender Metainformationen im Zuge der Sachbearbeitung ist möglich. Über Tiefe und Modalitäten einer weitergehenden Erschließung der Eingänge befindet das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung im Einvernehmen mit der jeweiligen Fachabteilung.

1. Zur Steuerung des Geschäftsgangs sollen Geschäftsgangvermerke verwendet werden.  Die Beteiligung anderer Bearbeiter oder Organisationseinheiten erfolgt insbesondere in Form der Kenntnisnahme, Stellungnahme oder Mitzeichnung (vgl. Anlage 4).
2. Die Bearbeitung eines Geschäftsvorgangs wird durch förmliche und abschließend gezeichnete Verfügungen eingeleitet, gesteuert und abgeschlossen (Schlussverfügung). Bei elektronischer Aktenführung im Oberkirchenrat erfolgt dies in der Regel mit dem Instrument der elektronischen Büroverfügung oder mittels Workflows innerhalb des Dokumentenmanagementsystems.
3. Die Urheberschaft der Bearbeitenden muss sich aus der Akte bzw. Büroverfügung eindeutig ergeben.

1. Jedes Dokument, das dem Geschäftsgang zugeführt wird, ist mit Akten- und Geschäftszeichen zu versehen, das dem sach- und bearbeitungsgerechten Einordnen dient und den jederzeitigen Rückgriff ermöglicht. In elektronischen Systemen kann die Vergabe von Akten- und Geschäftszeichen auch in (halb-) automatisierten Verfahren erfolgen. Dokumente ohne Informationswert sind zu vernichten, bei nur geringem Wert sind sie wie Weglegsachen zu behandeln. Sofern nicht anders geregelt, erfolgt dies durch das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung.
2. Zusätzlich zu Akten- und Geschäftszeichen werden eingehende Dokumente in elektronischen Systemen mit Metadaten versehen. Welche Metadaten den einzelnen Dokumenten oder Dokumentenklassen zugeordnet werden, wird durch das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung im Benehmen mit den für die Aufgabenerledigung Zuständigen festgelegt. Die Vergabe von Metadaten kann durch das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung oder im Zuge der Aufgabenerledigung erfolgen.
3. Schriftgut ist nach dem Aktenplan zu Sach- oder Personalakten zusammenzufassen.
4. Bezieht sich ein Vorgang oder ein Dokument auf mehrere Akten oder Teilakten, erfolgt die Zuordnung nach dem hauptsächlichen Betreff. Auf Mehrfachablagen (Abschriften) ist nach Möglichkeit zu verzichten.

Das Geschäftszeichen besteht aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Aktenzeichen sowie einem (in einem Dokumentenmanagementsystem automatisch vergebenen) Vorgangskennzeichen.

1. Grundlage der Schriftgutverwaltung und der systematischen Ablage von Unterlagen ist der nach Aufgaben gegliederte Einheitsaktenplan der Landeskirche in der jeweils gültigen Fassung. Er wird vom Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung im Benehmen mit dem Landeskirchlichen Archiv fortgeschrieben und an sich veränderte Bedürfnisse angepasst.
2. Die Bildung von Akten im Dokumentenmanagementsystem des Oberkirchenrats obliegt dem Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung.
3. Die Bildung von Teilakten und weiteren Untergliederungen kann im Zuge der Sachbearbeitung erfolgen. Eine Beratung durch das Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung ist möglich.
4. Sofern der landeskirchliche Aktenplan nicht zugrunde zu legen ist oder nicht zugrunde gelegt werden kann (z.B. im Rahmen von Projektarbeit), ist im Benehmen mit der Leitung des Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung eine bereichsspezifische Lösung zu entwickeln
5. Sonstige Bearbeiterablagen dürfen nur für Schriftgut zugelassen werden, für das eine Aufbewahrungsfrist von höchstens zehn Jahren gilt und auf dessen Anbietung das Landeskirchliche Archiv ausdrücklich verzichtet hat.

1. Sachakten sind als Sammel-, Einzel- oder Sondersachakten zu führen (Anlage 5). Ortsakten werden zu den Sondersachakten gezählt. Sie können in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Die elektronische Form ist, wo möglich, zu bevorzugen.
2. Elektronische Akten bedürfen der revisionssicheren Speicherung. Ist diese nicht gewährleistet, sind anfallende Papierunterlagen auszudrucken und aufzubewahren.
3. Soweit rechtliche Regelungen bestehen oder aus der Praxis gewonnene Erfahrungen dies nahelegen, sind auch bei elektronischer Aktenführung einzelne einschlägige Dokumente und Unterlagen in Papierform aufzubewahren (Anlage 6). Es wird empfohlen, sich mit der Leitung des Dokumenten- und Wissensmanagements der Verwaltung abzustimmen.

1. Dienstliche Unterlagen sind grundsätzlich für den verwaltungsinternen Gebrauch zur Aufgabenerledigung bestimmt. Das für die Bearbeitung benötigte Schriftgut ist vollständig zur Verfügung zu stellen.
2. Akteneinsicht durch nicht mit der Aufgabenerledigung Befasste ist auf Antragstellung zu gewähren, wenn ein Rechtsanspruch besteht. Sie kann auch gewährt werden, wenn im Rahmen der Antragstellung ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, Rechts- und Verwaltungsvorschriften, insbesondere das Dienstgeheimnis, dem nicht entgegenstehen und berechtigte Interessen anderer nicht verletzt werden können. Über die Einsichtnahme in diesen Fällen entscheidet die für den Sachverhalt federführende Fachabteilung ggf. im Benehmen mit den dienst- und arbeitsrechtlich zuständigen Abteilungen (insbesondere bei Personalakten).
3. Für analoge Unterlagen, z.B. Vorakten, regelt das Dokumenten- und Wissensmanagements der Verwaltung die Bereitstellung für Berechtigte im Rahmen der rechtlichen Rahmenbedingungen. Es kontrolliert auch, ob die Unterlagen nach Aufgabenerledigung bzw. Einsichtnahme vollständig zurückgegeben wurden.
4. Für elektronische Akten kann Einsicht dadurch gewährt werden, dass ein Aktenausdruck zur Verfügung gestellt wird, dass elektronische Dokumente auf rechtssicherem Weg übermittelt werden oder dass der elektronisch lesende Zugriff auf den Inhalt der Akten gestattet wird.
5. Für besonders schützenswerte elektronische Unterlagen kommt ein geeignetes Rechtekonzept zur Anwendung.
6. Geheimhaltungsvorschriften sind zu beachten.

1. Wiedervorlagen sind auf geeignete Weise sicherzustellen.
2. Im Oberkirchenrat erfolgt die Fristsetzung auf elektronischen Dokumenten im Rahmen der Sachbearbeitung mit Hilfe des eingeführten Dokumentenmanagementsystems.

1. Abschließend bearbeitetes Schriftgut ist bis zur Aussonderung vollständig im Aktenbestand aufzubewahren.
2. Die Vollständigkeit, Integrität, Authentizität und Lesbarkeit sind durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.
3. Elektronisch gespeicherte Unterlagen bedürfen der laufenden Pflege und müssen jeweils rechtzeitig ohne inhaltliche Veränderung auf Formate und Datenträger übertragen werden, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.
4. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den einschlägigen Rechts- oder Verwaltungsvorschriften. Die Aufbewahrungsfristen beginnen bei analoger Aktenführung mit dem Zeitpunkt, an dem das letzte Dokument eines Vorgangs zu den Akten geschrieben wurde; bei digitaler Aktenführung beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Schließen eines Vorgangs (vgl. Anlage 7: Hinweise auf dauerhaft und nicht dauerhaft aufzubewahrende Dokumente: ein systematischer Überblick).
5. Schriftgut und andere Unterlagen aus kirchlichen Verwaltungen, für die keine Aufbewahrungsfristen oder Kassationsbestimmungen des Landeskirchlichen Archivs vorliegen, sind nach spätestens 30 Jahre dem Landeskirchlichen Archiv anzubieten. Für den Beginn der Aufbewahrungsfristen ist der Zeitpunkt maßgeblich, an dem ein Vorgang bzw. die Akte geschlossen wurde. Bei Personalakten erfolgt die Abgabe 10 Jahre nach Renteneintritt bzw. bei Pfarrern und Beamten 10 Jahre nach der letzten Zahlung der Dienst-, Versorgungs- oder Hinterbliebenenbezüge.

1. Schriftgut und andere Unterlagen, die bleibenden Wert haben, aber nicht mehr für die laufende Verwaltung benötigt werden, sind gemäß der Archivordnung für die Evangelische Landeskirche in Württemberg nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch nach 30 Jahren, dem Landeskirchlichen Archiv anzubieten.
2. Schriftgut und andere Unterlagen aus Dokumentenmanagementsystemen, Fachverfahren oder sonstigen elektronischen Speichermedien sind vor Vernichtung oder Löschung dem Landeskirchlichen Archiv anzubieten. Dies gilt insbesondere auch für Unterlagen, bei denen gesetzliche Löschvorschriften zu beachten sind.
3. Digitale Signaturen und Verschlüsselungen sind bei Abgabe in das Landeskirchliche Archiv zu vermeiden.
4. Das Landeskirchliche Archiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Zum Zwecke der Bewertung ist ihm Einsichtnahme in die Akten und Datenbestände zu gewähren.

1. Schriftgut und andere Unterlagen, die vom Landeskirchlichen Archiv als nicht archivwürdig bewertet wurden (vgl. Anlage 7), sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform zu vernichten (kassieren). Ein Kassationsprotokoll ist anzufertigen.
2. Im Zweifelsfall ist das Landeskirchliche Archiv zu kontaktieren.